Klachtenregeling

In deze regeling wordt verstaan onder: a. Bureau: SAJ Recherche B.V., gevestigd te Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96790954. b. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan het Bureau een opdracht tot het verrichten van recherchewerkzaamheden heeft verstrekt. c. Betrokkene: de natuurlijke persoon op wie het onderzoek betrekking heeft of wiens persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van een onderzoek. d. Klacht: een schriftelijke uiting van onvrede over de dienstverlening van het Bureau, het handelen of nalaten van medewerkers, of de verwerking van persoonsgegevens. e. Klager: de opdrachtgever, betrokkene of derde die een klacht indient. f. Klachtenfunctionaris: de door het Bureau aangewezen persoon die belast is met de behandeling van klachten.

Deze klachtenregeling is van toepassing op alle diensten die door het Bureau worden verricht, waaronder recherchewerkzaamheden, TSCM-inspecties, achtergrondonderzoeken en alle overige dienstverlening. De regeling geldt voor opdrachtgevers, betrokkenen en derden die een klacht wensen in te dienen over het handelen van het Bureau of zijn medewerkers.

Een klacht wordt schriftelijk ingediend bij de klachtenfunctionaris van het Bureau. De klacht kan worden verzonden per e-mail naar [email protected] of per post naar SAJ Recherche B.V., t.a.v. Klachtenfunctionaris, Amsterdam. De klacht bevat ten minste: de naam en contactgegevens van de klager, een omschrijving van de klacht, de datum of periode waarop de klacht betrekking heeft, en eventuele relevante documenten of bewijsstukken.

De klachtenfunctionaris bevestigt de ontvangst van de klacht binnen vijf (5) werkdagen na ontvangst. In de ontvangstbevestiging wordt vermeld: de naam van de klachtenfunctionaris, een samenvatting van de klacht, de verwachte termijn voor de afhandeling, en de procedure die zal worden gevolgd.

De klachtenfunctionaris onderzoekt de klacht zorgvuldig en onpartijdig. Hierbij wordt, voor zover relevant, hoor en wederhoor toegepast. De klachtenfunctionaris kan nadere informatie opvragen bij de klager, de betrokken medewerker(s) en eventuele derden. De klager wordt desgewenst in de gelegenheid gesteld om de klacht mondeling toe te lichten.

De klacht wordt afgehandeld binnen vier (4) weken na ontvangst. Indien de klacht niet binnen deze termijn kan worden afgehandeld, wordt de klager hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld met vermelding van de reden van de vertraging en de nieuwe verwachte afhandelingsdatum. De maximale afhandelingstermijn bedraagt acht (8) weken na ontvangst van de klacht.

De klager ontvangt een schriftelijke en gemotiveerde uitspraak over de klacht. In de uitspraak wordt vermeld: of de klacht gegrond, gedeeltelijk gegrond of ongegrond is verklaard, de motivering van het oordeel, eventuele maatregelen die door het Bureau worden getroffen, en de mogelijkheden voor de klager indien hij of zij het niet eens is met de uitspraak.

Indien de klacht geheel of gedeeltelijk gegrond wordt verklaard, treft het Bureau passende maatregelen om herhaling te voorkomen. Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit: een excuus aan de klager, aanpassing van werkwijzen of procedures, bijscholing van betrokken medewerkers, en/of het aanbieden van een passende compensatie.

Indien de klager het niet eens is met de uitspraak, kan hij of zij binnen vier (4) weken na de uitspraak schriftelijk beroep aantekenen bij de directie van het Bureau. De directie neemt binnen vier (4) weken een beslissing op het beroep. De beslissing van de directie is bindend.

Onverminderd het recht op beroep kan de klager zich te allen tijde wenden tot: a. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) voor klachten over de verwerking van persoonsgegevens. b. Het Ministerie van Justitie en Veiligheid (Screeningsautoriteit) voor klachten over de beroepsuitoefening van het Bureau. c. De bevoegde rechter voor geschillen van juridische aard.

Alle informatie die in het kader van de klachtbehandeling wordt verstrekt, wordt vertrouwelijk behandeld. De klacht en de uitkomst worden uitsluitend gedeeld met direct betrokkenen bij de klachtbehandeling. Persoonsgegevens worden verwerkt conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Het Bureau registreert alle ontvangen klachten en de wijze van afhandeling. De klachtenregistratie wordt jaarlijks geëvalueerd met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. De registratie wordt bewaard gedurende een periode van vijf (5) jaar.

Aan het indienen en de behandeling van een klacht zijn voor de klager geen kosten verbonden.

Deze klachtenregeling treedt in werking op 1 januari 2025 en vervangt alle eerdere versies. Het Bureau behoudt zich het recht voor om deze regeling te wijzigen. Wijzigingen worden bekendgemaakt via de website van het Bureau. Op deze regeling is Nederlands recht van toepassing.