Interne audit in Almere — wanneer u niet kunt vertrouwen op intern onderzoek

Wanneer uw eigen organisatie het onderzoek niet aankan: feitenonderzoek in Almere

Almere is in vijftig jaar uitgegroeid van poldergrond tot de achtste gemeente van Nederland. De stad huisvest een breed scala aan ondernemingen: van snelgroeiende bedrijven op Stadslandgoed de Kemphaan en kantooromgevingen in Almere Stad tot logistieke bedrijven langs de A6 en zorginstellingen in Almere Buiten. Veel van deze organisaties zijn relatief jong en groeien sneller dan hun interne controlestructuren. Dat maakt hen bijzonder kwetsbaar voor situaties waarin een onafhankelijk feitenonderzoek noodzakelijk is, maar de interne capaciteit en expertise ontbreken.

De aanleiding voor een interne audit of feitenonderzoek varieert. Het kan gaan om vermoedens van financiele onregelmatigheden, klachten over grensoverschrijdend gedrag, signalen van fraude in de inkoop, of een integriteitskwestie die het management raakt. In al deze situaties geldt dat intern onderzoek fundamentele beperkingen kent. De werkgever is op grond van BW art. 7:611 gehouden om als goed werkgever te handelen. Dat vereist dat onderzoek naar medewerkers objectief, proportioneel en zorgvuldig wordt uitgevoerd. Wanneer de onderzoeker een directe collega is van de betrokkenen, staat die objectiviteit onder druk.

De beperkingen van intern onderzoek

Organisaties die zelf onderzoek doen naar interne misstanden lopen tegen voorspelbare obstakels aan:

• Onderzoekers kennen de betrokkenen persoonlijk, wat de objectiviteit beinvloedt
• Getuigen zijn terughoudend uit angst voor repercussies binnen het team
• De uitkomsten worden door de beschuldigde partij gemakkelijker betwist wegens vermeende partijdigheid
• Bewijsmateriaal wordt niet altijd op forensisch correcte wijze veiliggesteld
• De onderzoeker mist specialistische kennis van OSINT, digitaal onderzoek of administratieve analyse
• Het onderzoek verloopt trager doordat het naast de reguliere werkzaamheden wordt uitgevoerd

Bij de rechtbank Midden-Nederland, waaronder Almere valt, worden de resultaten van intern onderzoek regelmatig kritisch getoetst. Een rapport dat is opgesteld door een partijdige onderzoeker houdt minder stand dan een onafhankelijk extern rapport. Dat kan het verschil maken tussen een succesvolle ontslag- of schadeprocedure en een afwijzing.

De aanpak van SAJ Recherche bij interne audits

SAJ Recherche voert interne audits en feitenonderzoeken uit voor organisaties in Almere en de regio Flevoland. Het onderzoeksproces volgt een vaste structuur:

• Formulering van de onderzoeksvraag in overleg met de opdrachtgever, met heldere afbakening van scope en doel
• Veiligstellen van relevant bewijsmateriaal: administratie, digitale bestanden, communicatie en documentatie
• Interviews met betrokkenen en getuigen, gevoerd op een neutrale locatie om vertrouwelijkheid te waarborgen
• Analyse van financiele gegevens, procesflows en organisatorische structuren
• Opstellen van een feitelijk rapport met onderbouwde bevindingen en, indien gewenst, aanbevelingen voor vervolgstappen

Alle werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de kaders van de Wpbr en de AVG. SAJ Recherche beschikt over een POB-vergunning. Het eindrapport is geschikt als grondslag voor arbeidsrechtelijke procedures, bestuursbesluiten, interne sancties of aangifte bij het Openbaar Ministerie.

Praktijkvoorbeeld uit Almere

Een woningcorporatie in Almere Haven ontving signalen dat een projectleider structureel opdrachten vergaf aan een onderhoudspartij zonder de vereiste offerteprocedure te doorlopen. Interne navraag leverde tegenstrijdige verklaringen op. SAJ Recherche voerde een administratieve audit uit op de inkoopprocessen van de afgelopen drie jaar en combineerde dit met OSINT-onderzoek naar de zakelijke relaties van de projectleider. Het onderzoek bracht aan het licht dat de projectleider en de eigenaar van de onderhoudspartij een gezamenlijke vastgoedvennootschap hadden. Het rapport werd gebruikt als grondslag voor ontbinding van de arbeidsovereenkomst wegens ernstig verwijtbaar handelen.

Objectiviteit is geen luxe maar een vereiste

Wanneer er binnen uw organisatie iets misgaat dat onderzoek vereist, is de keuze voor een extern recherchebureau geen teken van wantrouwen jegens uw eigen team. Het is een keuze voor kwaliteit, onafhankelijkheid en juridische houdbaarheid. In Almere, waar organisaties snel groeien en interne structuren niet altijd gelijke tred houden, is die keuze bijzonder relevant.

Heeft u behoefte aan een onafhankelijk feitenonderzoek? Neem contact op met SAJ Recherche voor een vertrouwelijk gesprek.